¿QUÉ
ES UNA MACRO DE EXCEL?
Una macro es un conjunto de
comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están
siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las
mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo
formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga
automáticamente por ti. Las macros se
utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de
aquellas tareas que realizas una y otra vez.
¿Cómo crear una macro paso a paso?
Paso
1: Activar la barra de herramientas Programador
La
barra de herramientas necesaria para trabajar con macros está oculta en el
Excel por defecto. Por lo tanto, para empezar a crear nuestra macro es
necesario activar esta barra de herramientas.
La
ruta a seguir para activarla es: Archivo - Opciones - Personalizar cinta de
opciones y activar la casilla "Programador".
Paso 2: Habilitar las macros
Otra
opción por defecto en Excel es que las macros se deshabilitan automáticamente.
Para trabajar con macros es necesario cambiar esta opción. Para ello, debemos
seguir la siguiente ruta: En la pestaña Programador, seleccionar la herramienta
Seguridad de macros. En la nueva ventana que aparecerá, seleccionar la opción
Habilitar todas las macros y dar click en Aceptar.
Paso
3: Crear la macro con el grabador
Una
forma muy simple de crear una macro es utilizando el grabador de macros. Esta herramienta
permite que cualquier acción que nosotros realicemos en el libro de Excel sea
codificada en el VBA. Utilizar el grabador es una muy buena manera de
empezar a familiarizarnos con las macros, pero nos limita a únicamente las
acciones que se pueden realizar directamente con las herramientas visibles del
Excel. Por lo que más adelante, será necesario ingresar los códigos
manualmente.
Para
empezar a grabar nuestra macro, debemos seguir los siguientes pasos: en la
pestaña "Programador", seleccione la herramienta "Grabar
macro". Le aparecerá una ventana donde deberá colocar el nombre, método
abreviado, descripción y ubicación de la macro.
En
primer lugar, póngale un nombre a la macro que pueda recordarle la utilidad de
este (pues a la hora de trabajar con varias macros, necesitará recordar para
que sirve cada una). En método abreviado se le da la opción de crear un
atajo para ejecutar la macro (esta característica es opcional). Luego, le da la
opción de elegir dónde guardar la macro. Puede elegir entre Libro nuevo, Este
libro o Libro de macros personal. Esta última opción permite guardar la macro
en una "carpeta personal" a la cual podemos acceder desde cualquier
libro de Excel con el que trabajemos, pero únicamente desde la
computadora en la que la hayamos creado. Con las otras dos opciones la
macro se guardará en un libro específico y la podremos utilizar en cualquier
computadora pero solamente para ese archivo. Finalmente, también nos da la
opción de agregar alguna descripción sobre la macro que vamos a crear (esto
también es opcional, pero es útil como un recordatorio de la función de la
macro). Una vez que damos Aceptar, se ha empezado a grabar nuestra macro.
Podrán ver que donde dieron click a "Grabar macro" ahora aparece la
opción "Detener macro".
Paso 4: Grabar la macro
Ya
prendido el grabador de macros, puede proceder a realizar toda la secuencia de
acciones que desee que realice la macro. Por ejemplo: cambiar el formato de un
texto, eliminar una columna o una fila, borrar contenido de una celda, etc. Una
vez que ya hayamos realizado todas las acciones que queremos que ejecute la
macro, debemos seleccionar la opción Detener grabación (ubicada en la pestaña
Programador).
Esta
nueva macro la puede observar en el editor de Visual Basic. En la misma pestaña
Programador, al abrir la herramienta de Visual Basic le aparecerá la ventana
para editar. Para ver la macro creada con el grabador, deberá seleccionar el
proyecto Módulo1, entre las opciones de la barra de proyectos ubicada a la
izquierda. Conforme vaya creando más macros con el Grabador, se irán agregando
esos códigos a este proyecto llamado Módulo1. También puede editar cualquier macro
ya creada o incluso crear una nueva manualmente.
Paso
5: Ejecutar la macro
La
forma más directa de poder poner en acción la macro que hemos creado es con el
método abreviado o atajo que nos permitía establecer al crear una macro con el
grabador. Si es que utilizamos esta opción, para ejecutarla sólo es necesario
aplicar la combinación de teclas y la macro realizará automáticamente toda la
secuencia de acciones que le indicamos.
En
caso de que no haya definido un método abreviado, podrá ejecutar la macro de la
siguiente manera. Dentro de la pestaña Programador, al lado de la herramienta
Visual Basic podrá ver la opción de "Macros". Al seleccionarla le
aparecerá una nueva ventana con la lista de todas las macros disponibles. Elija
la macro que desee realizar y seleccione la opción ejecutar.
